Kitchen Manager in de praktijk

Eigenaar Arwin omschrijft Brasa als een ‘warm, gemoedelijk, professioneel, multifunctioneel horecabedrijf.’ Een mond vol, maar de zaak die van ’s ochtends vroeg tot laat in de avond open is, heeft ook vele gezichten. “Je kunt hier op elk moment van de dag terecht, van een lekker ontbijt, via lunch en diner tot ’s avonds een goede borrel – in het weekend draait er een DJ voor extra sfeer.

Eredivisie horeca

Bij Brasa zetten ze vol in op kwaliteit. “In de loop van de tijd hebben we onszelf als bedrijf geprofessionaliseerd en daar past Horeko fantastisch bij.” Een goed reserveringssysteem, de website op orde, serieuze social media en goede restaurant management software – zo zijn ze ook bij Horeko terechtgekomen. “Wij spelen eredivisie.”

Ze hadden eerder al een ander roosterprogramma “maar dat werkte gewoon niet. Daar was altijd veel controle bij nodig.” Het kostte bedrijfsleider Judith veel tijd om het goed op orde te houden. “Toen zijn we overgegaan op Employee Manager van Horeko en gelijk ook Kitchen Manager. En daar ging gelijk zo veel meer rust van uit. Fantastisch om te zien.”

Sturen op cijfers én emotie

Zoals de meeste ondernemers in de horeca werd vóór Horeko nog gewerkt met Excel bestanden en geschreven recepten. Voor Arwin was het tijd om serieus te gaan werken aan de cijfers en de marge. “Vroeger stuurde ik het bedrijf alleen maar op emotie, nu kijken we ook naar de cijfers.” En als je eenmaal gewend bent aan werken met Horeko – en aan wat het je oplevert – wil je niet meer anders. “In een professioneel horecabedrijf ben je aangewezen op Horeko.”

“In een professioneel horecabedrijf ben je aangewezen op Horeko.”

“De belangrijkste cijfers zijn het personeelspercentage en het inkooppercentage – daar sturen we op en die cijfers deel ik dan ook. “Dankzij Horeko krijgen de leidinggevenden ook meer een gevoel van verantwoordelijkheid. “Shiftleaders kunnen de cijfers inzien in Horeko en je merkt dat ze daardoor hun verantwoordelijkheid nemen.”

Ook de app helpt ze bij het betrekken van de medewerkers. In de horeca heb je eigenlijk nooit een moment dat alle medewerkers aanwezig zijn. Elke maand maakt Judith een nieuwsbrief om iedereen op de hoogte te houden van de laatste nieuwtjes “Je voegt het document toe en iedereen heeft gelijk in de app en kan het direct lezen. Zo versterk je het gevoel van de groep.”

Structurele besparingen

De kosten van het systeem waren er al snel uit. Waar Judith voorheen elke week ruim 3 uur bezig was met de planning – missende gegevens en aanpassingen van uren – is ze nu binnen het uur klaar. “Daar winnen we gelijk al 2 gewerkte uren in de week op; vermenigvuldig dat met de kosten en het aantal weken en dan pak je ruim €2500 per jaar – en dat is alleen al op personeelsmanagement. Op keukenmanagement is het vele malen meer.”

“Alle gerechten komen hetzelfde uit de keuken.”

In de recepten zit de grootste winst – en die is niet alleen financieel. “Alle gerechten komen hetzelfde uit de keuken. Met Kitchen Manager weet iedereen hoeveel gram er in de gerechten gaat en dankzij de foto ook hoe het eruit moet zien.” Consequente kwaliteit voor de gasten, maar ook een goede check op de marge. “Als er 5 gram pijnboompitten in het recept staat en er gaat 10 gram in, dan ben je al bijna voor niks aan het werk.”

“De tijd die je er in steekt in het begin is eenmalig, maar de besparingen zijn structureel.”

Arwin sluit overtuigend af: “Het moet wel duidelijk zijn dat Kitchen Manager en Employee Manager tools zijn waar je flink geld mee kan besparen. De tijd die je er in steekt in het begin is eenmalig, maar de besparingen zijn structureel.”