Van Excel naar online planning

Familie staat al bijna 120 jaar centraal bij hotel Nobel. Nu de 4e generatie Nobel aan het roer staat, is het de uitdaging om de warme sfeer te bewaren terwijl het bedrijf toch blijft vernieuwen. Operations Manager Koen van der Plank voert de frisse wind aan. En niet onverdienstelijk: in deze rol is hij genomineerd voor F&B professional van het jaar ’20/’21! 

Hotel Nobel naar een hoger niveau 

Sinds een jaar werkt hij bij Hotel Nobel. De lockdown heeft hem niet geremd in zijn missie om Hotel Nobel naar een hoger niveau te tillen. Met de sfeer heeft het altijd goed gezeten bij Nobel, maar een stukje professionalisering miste. “De recepturen stonden nog in een receptenboek met een foto erbij. Roosters hingen nog in Excel sheets op de deur van de toiletten.” Tijdens de eerste lockdown is hij, samen met Horeko collega Bas, functie voor functie het systeem gaan vullen. Een intensief proces, maar het werpt z’n vruchten af. 

In één keer een rooster met Employee Manager 

“We zijn begonnen met de personeelsplanning. Wat je veel ziet in de horeca is dat een manager altijd bezig is met roosters maken. De ene wil z’n dienst ruilen, de andere kan niet op die dag. Ik bespaar gewoon tijd omdat ik nu in één keer een rooster maak. Dat stuur ik uit voor een aantal weken en als mensen willen ruilen of niet beschikbaar zijn, dan moeten ze dat via die app zelf aangeven. Je hebt het allemaal op één plek, daar zit mijn grootste winst. Ik denk dat ik zo elke maand wel een uur of 3, 4 bespaar zo.” 

“Voordat wij begonnen met Horeko voeren wij echt blind op kostprijs.” 

Niet alleen gebruik maken van software, maar het voor je laten werken. Dat geldt niet alleen voor het personeelsmanagement maar zeker ook in de keuken. “Voordat wij begonnen met Horeko voeren wij echt blind op kostprijs. En nu wij alles in het systeem hebben, met alle producten gekoppeld door de leveranciers hebben wij gewoon heel accuraat en realtime een kostprijs van elk gerecht.”  

Alles op één plek  

Juist voor een veelzijdig hotel als Nobel, is een complete online oplossing zoals Horeko perfect. “We werken met veel verschillende afdelingen: receptie, housekeeping, de keuken, maar ook de slijterij. Die staan allemaal in Horeko als verschillende afdelingen. En ook als iemand bij een ander team bijspringt, heb je de kosten gelijk goed staan. Wijzingen zijn digitaal zo gedaan. Ik voer die in vanachter mijn computer, en in de keuken ziet de kok het gelijk op het scherm. Iedereen is altijd up to date. Het alles op één plek hebben is voor mij wat Horeko het beste systeem maakt.” 

Horeko moet gewoon de leidraad zijn 

 “Het team wordt natuurlijk groter en kleiner naar mate de seizoenen wisselen, dus het is belangrijk dat iedereen gelijk aan de slag kan. Horeko moet gewoon de leidraad zijn van hoe we dingen uit de keuken willen krijgen. Met Horeko bewaken we onze kwaliteit!” 

Liever kijken en luisteren hoe Koen over Horeko vertelt? Bekijk dan deze video: