FAQ Coronavirus en Horeko

Heel de horeca zit in hetzelfde schuitje en we gaan er dus ook samen voor. Onderstaande vragen zijn al veel op onze helpdesk binnen gekomen, misschien helpen ze jou ook al gelijk! Meer informatie is ook altijd op onze kennisbank te vinden.

Er worden nu geen uren geklokt, hoe zorg ik ervoor dat mijn medewerkers geen min-uren opbouwen?

Dit doe je door het invoeren van afwezigheid. Daarbij moet er een afwezigheidssoort gekozen worden die ervoor zorgt dat er uren gerekend worden, zodat de medewerker geen min-uren opbouwt, maar waarbij er geen uren van het vakantie-uren saldo afgehaald worden. De standaard afwezigheidssoort hiervoor is bijzonder verlof.

Wij raden je aan om voor corona gerelateerde afwezigheid zelf afwezigheidssoorten toe te voegen. Zodoende kun je dit binnenkort gebruiken om rapportages te maken waarin je die uren (en bijbehorende loonkosten) apart kan weergeven.

Helaas moet ik nu veel voorraad weggooien. Hoe zorg ik ervoor dat ik dit administratief op de juiste manier verwerk?

Op de Horeko Operator kun je afval registreren, zodoende heb je inzicht in de kosten en wordt er geregistreerd wat de reden is dat er ingrediënten en/of halfproducten worden weggegooid. Speciaal voor deze unieke situatie hebben we een nieuwe optie als reden voor weggooien toegevoegd.

Open het Horeko systeem op het scherm in de keuken en klik rechts bovenin op het Afval icoontje > klik op ‘Registreer afval’ en selecteer de desbetreffende ingrediënten/halfproducten. Dan vul je de juiste hoeveelheid in en selecteer reden: Corona.

Door de sluiting heb ik veel openstaande taken de komende weken, wat doe ik hiermee?

Tijdens de sluitingsperiode zullen er dagelijks taken bijkomen. In de backoffice kan je deze taken in één keer opschonen. De taken worden dan afgevinkt als  ‘Niet uitgevoerd’. Zet er een opmerking bij, bijvoorbeeld  ‘Sluiting i.v.m. coronavirus’ en zo kan je achteraf altijd aantonen waarom deze taken niet zijn uitgevoerd.

Log in op Horeko, ga naar ‘Horeko Operator’ > ‘Taken’ > tabblad ‘Openstaande taken’. Hier kan je alle taken selecteren en klikken op de knop ‘taken opschonen’.

Wat moet ik in Horeko doen als een medewerker ziek is?

Als een medewerker ziek is, kun je dat in Horeko invoeren. Voor medewerkers met een vast contract zorgen de ingevoerde ziekte-uren ervoor dat de zij geen min-uren opbouwen.

Log in op Horeko, ga naar ‘Planning’ > ‘Rooster’  en klik bovenin op ‘+ Afwezigheid’. Daar selecteer je de zieke medewerker, vul de juiste data in en selecteer soort: ‘Ziekte’. Hier kan je ook een uitleg invullen.

• Als je 1 hele dag ziekte invult: het systeem rekent het aantal contracturen per dag (contracturen gedeeld door contractdagen).
• Vul je 1 hele week (maandag t/m zondag) ziekte in: het systeem rekent het aantal contracturen.
• Wanneer je specifieke tijden invult, bijvoorbeeld van 12:00 tot 17:00 uur: het systeem rekent 5 uur ziekte.
  Let op, er wordt nooit meer dan het aantal contracturen per dag gerekend. Als iemand 7,6 contracturen per dag heeft en je vult 12:00 tot 22:00 uur in, wordt er 7,6 uur ziekte gerekend.

Wat doe ik met het rooster?

De kans is groot dat veel van jouw medewerkers de komende drie weken niet werken. Bespaar jezelf tijd door niet alle diensten uit het rooster te verwijderen. Horeko doet namelijk niets met rooster-uren, urencalculatie gaat om geklokte uren en dat is niet van toepassing bij een sluiting. Eventueel kun je een agendapunt toevoegen en deze voor een X periode laten terugkeren. Zodoende kun je later altijd terugzien dat de zaak toen gesloten was.

Hoe houd ik mijn medewerkers goed op de hoogte van de laatste ontwikkelingen?

In deze hectische tijd is het belangrijk goed met je medewerkers te communiceren. Gebruik hiervoor de Nieuwsbrieven module in Horeko!

Ga naar ‘Planning’ > ‘Nieuwsbrieven’ en klik bovenin op ‘+ Nieuw’. Vul de nieuwsbrief naar eigen wensen in, voeg eventueel bijlages toe en selecteer de ontvangers. Je kan ook een verzenddatum in de toekomst selecteren, op die datum wordt de nieuwsbrief dan automatisch verzonden. Mits de medewerkers meldingen aan hebben staan, ontvangen zij hierover een e-mail en/of een push notificatie vanuit de app op hun mobiele telefoon.

Staat jouw vraag er niet bij? Neem gerust contact op met de helpdesk 088-7119711 en support@horeko.com of neem een kijkje op onze kennisbank.