Aan de slag met een personeelshandboek

Een personeelshandboek is dé manier om nieuwe medewerkers snel bekend te maken met de bedrijfsregels. Ook kun je ermee het serviceniveau verhogen. Zelf aan de slag met het maken van een personeelshandboek? Wij geven je een aantal handvatten om je op weg te helpen.

Wat zijn de huisregels? Welke afspraken zijn er over ziekmeldingen? En welke kledingvoorschriften gelden er eigenlijk? In een personeelshandboek kun je op een overzichtelijke manier regels en afspraken vastleggen waar iedereen zich aan dient te houden. Zo weten alle medewerkers waar ze aan toe zijn, en voorkom je discussies achteraf. Nog wat voordelen: je staat juridisch sterker als alles goed is vastgelegd, nieuwe medewerkers zijn sneller bekend met de bedrijfscultuur en omdat de afspraken voor iedereen geleden, vergroot dat het gevoel van gelijke behandeling.

Wat staat erin een personeelshandboek?

Het staat je als eigenaar of verantwoordelijke vrij om zelf te bepalen wat je allemaal opneemt in je handboek en hoe uitgebreid je dat doet. Maar hier een paar onderwerpen die je vaak tegenkomt:

– Over ons-pagina

Wat is het DNA van je bedrijf? Wat zijn de kernwaarden? Wat is het concept? Door dit goed te omschrijven, kun je ervoor zorgen dat alle neuzen dezelfde kant opstaan en nieuwe medewerkers zich de bedrijfscultuur sneller eigen maken.

– Richtlijnen

Welke huis- en gedragsregels gelden er binnen het bedrijf? Denk aan: hoe laat ben je present, kledingvoorschriften of wel of niet roken bijvoorbeeld.

– Arbeidsafspraken

Denk aan flexibele werktijden, thuiswerken, ziekte(-verzuim), arbeidsomstandigheden, BHV, veiligheidsprotocollen, het aanvragen van vakantie en verlof en opleidingsmogelijkheden.

– Inhoudelijke kennis

Vooral bij het inschakelen van seizoenspersoneel kan het bijvoorbeeld handig zijn om kennis over bepaalde producten op te nemen. Of denk aan uitleg over de wijnen, of over de menukaart bijvoorbeeld.

Do’s

1. Breng structuur aan

Gebruik het boek als een naslagwerk, en maak gebruik van een duidelijke indeling, met handleiding, hoofdstukken en eventueel een trefwoordenregister achterin. Belangrijk is dat de lezer snel vindt wat hij of zij nodig heeft.

2. Zorg voor een goede verspreiding

Eenmaal klaar, stel het dan digitaal beschikbaar en deel het met alle medewerkers. Via bijvoorbeeld de Employee Manager van Horeko kun je het handboek makkelijk toegankelijk maken zodat iedereen erbij kan.

3. Houd het up-to-date

Belangrijk is uiteraard om het handboek aan te passen aan de realiteit van de dag. Misschien zijn er regels aangepast. Of zijn er verbeteringen denkbaar. Zie het als een organisch proces en werk het handboek daarom regelmatig bij.

Don’ts:

1. Geen gebodsboek

Gebruik het niet als een gebodsboek. Natuurlijk komt erin te staan wat er wel of niet mag, maar zie het boek juist ook als een leuke manier om je medewerkers te vertellen wat er allemaal mogelijk is in je bedrijf.

2. Niet te uitgebreid

Probeer niet elke hypothetische situatie die zich kan voordoen erin op te nemen. Less is more. Dus houdt het simpel en helder.

3. Niet te star

Wees niet star met de regels. Houdt rekening met tussentijdse veranderingen, en vraag eventueel aan je medewerkers wat voor verbetering vatbaar is. Dit vergroot alleen maar het draagvlak onder je personeel.