5 tips & tricks bij het aanschaffen van horecasoftware  

Om je concurrentie voor te blijven en jouw gasten de beste ervaring te bieden, is digitale technologie onmisbaar. Maar waar moet je aan denken bij de aanschaf? En hoe haal je uit je nieuwe horecasoftware het meeste rendement? Marvin van Dongen, CEO van Horeko, geeft tips en tricks.

1.) Welke pijn wil je oplossen?

Digitaliseren an sich moet niet het doel zijn, stelt CEO Marvin van Dongen. “Ga bij jezelf na waar je behoefte ligt. Is dat inzicht, controle, borging of gemak? Of een combinatie daarvan? Er is altijd wel een van deze vier punten waar je bij kunt aanhaken. Ben je als ondernemer gewend om met de losse pols inschattingen van de kosten te maken? Dan is software die jou meer inzicht geeft misschien handig. Heb je behoefte aan beter controleren? Dan kun je denken aan HACCP-registratie (voor hygiëne-administratie). Wil je borging van je recepten? Daar is een app voor waar al het personeel bij kan. En bij gemak, ten slotte, kun je denken aan een goed dashboard waar alle data in één handig overzicht staan.

“Bij Horeko beginnen we altijd met vragen. Waarom zijn wij hier? Wat is je heetste hangijzer?”

2.) De aanschaf is pas het begin

Software op zichzelf levert niks op. Van Dongen: “Soms vragen ondernemers ons: ‘Welk rendement garanderen jullie ons?’ Dan antwoorden we: ‘Helemaal niets.’ Veel relevantere vragen zijn: Wie gaan er mee werken? Wie wordt de eigenaar? En hoe zorg ik dat diegene de tijd en ruimte krijgt om er mee te werken? Daarover beslissen gaat altijd vooraf aan het succes. Vaak zien we dat een kok even tussen de bedrijven door de recepten moet invoeren. Vanwege tijdsgebrek gebeurt er dan vaak helemaal niets.” Kortom: neem de implementatie van de software serieus en stel jezelf van tevoren de juiste vragen.

“De personen die met de software gaan werken, krijgen bij Horeko altijd een training”

3.) Creëer draagvlak

“Bij Horeko focussen we ons heel erg op de werkvloer”, vertelt Van Dongen: “Dus niet top down, maar juist bottom up. Dat is belangrijk, want vaak zijn het je medewerkers die met de software moeten werken. Verplaats je in je personeel en baseer daar je keuzes op. En houdt rekening met de intrinsieke motivatie. Voor een chef-kok kan dat bijvoorbeeld betekenen: als z’n collega’s ook bij de recepten kunnen, scheelt hem dat weer micromanagement. En voor een leerling-kok kan het betekenen dat hij niet steeds om hulp hoeft te vragen.

“Bij Horeko werken we bottom up, om draagvlak te creëren bij het personeel”

4.) De ene koppeling is de andere niet

Er zijn veel systemen, die allemaal naast elkaar kunnen functioneren. Van Dongen: “Vaak wordt daarom de vraag gesteld: ‘Hebben jullie koppeling zus of zo? Maar veelal sluiten de verwachtingen op dat gebied niet aan bij de praktijk. Ga voor jezelf eerst na: wat wil je koppelen en waarom? Soms is het veel handiger om een systeem aan te schaffen waarin bepaalde functies al op elkaar zijn afgesteld. Doe dus een stap terug, en vraag jezelf af: welke informatie wil je welke plek geven in je ‘digitale landschap’.”

“Samen zoeken we bij Horeko door middel van doorvragen naar een passend softwaresysteem”

5.) Kijk voorbij het product

Natuurlijk kun je een softwaresysteem kopen. Maar bedenk: de kans dat je hulp nodig hebt bij het gebruik van de software is vrij groot. Dus neem dit mee in je overweging bij de aanschaf. En ga van te voren na: bij welke aanbieder krijg ik de beste service? Welke partij denkt goed mee en stelt de juiste vragen? En waar word ik goed begeleid met bijvoorbeeld trainingen en cursussen voor het personeel?

“Bij Horeko proberen we klanten met onze kennis en ervaring zo goed mogelijk te begeleiden”