Slim roosters maken in de horeca: zo doe je dat

Werk je in de horeca, dan sta je het liefst met je voeten in de klei. Roosters maken en andere administratieve zaken zijn niet je favoriete bezigheden. Maar die moeten wel gebeuren. Gelukkig kan dat makkelijker, sneller en efficiënter met speciale planningssoftware voor de horeca. Zo houd je uren over om in de zaak aanwezig te zijn én klopt je planning iedere dag weer.

’In de horeca heb je nooit vrij’

Misschien wel de grootste misvatting uit de horeca, die bij menig horecaondernemer het bloed onder de nagels vandaan haalt: in de horeca moet je altijd werken. Onzin, zegt ook horecaondernemer Ricky Spijkers van Gastrobar Rix. “In mijn zaak heeft iedereen die dat wil minimaal één weekenddag vrij. Door juist zeven dagen per week open te zijn, komt iedereen makkelijker aan zijn uren en is een vrije dag ook vanzelfsprekender.”

Slimme roostersoftware helpt om deze stelling nog meer te ontkrachten. Want maak jij roosters met de hand, dan plan je die ene collega misschien net iets te vaak in. Gebruik je software, dan zie je exact hoeveel uren al aan iedereen zijn toebedeeld. ‘Nooit vrij’ is dan verleden tijd.

Geen verrassingen

Een papieren agenda waarin iedereen vrije dagen zet. Aanvragen die via WhatsApp binnenstromen. Een verzoek dat jij maanden geleden accepteerde, maar nergens registreerde. Zo kom je bij het roosteren voor nare verrassingen te staan. Want ineens blijkt de helft van je team vrij te hebben op die ene dag. Of is de bediening volgend weekend wel heel mager.

Rooster je slim met overzichtelijke software, dan blijven er alleen maar leuke verrassingen over, zoals de fooi van tafel 7. Alle personeelsleden geven namelijk via de app aan wanneer zij beschikbaar zijn en wanneer niet. Over vrije dagen krijg jij een melding: je moet ze eerst goedkeuren. En tijdens het roosteren zie je exact welke collega’s in te plannen zijn en welke niet.

Van ruilen komt huilen

Collega’s ruilen onderling, afspraken worden samen gemaakt, maar op de dag zelf weet jij niet wie er komt werken. Of er staat ineens een collega die al een hele hoop plusuren heeft. Zo klopt ‘van ruilen komt huilen’ ineens heel goed. Het is goed om de verantwoordelijkheid bij het personeel te leggen, maar jij wilt wel het overzicht bewaren. Logisch, vinden wij.

Gebruik je de Horeko-software, dan hebben alle medewerkers de app. Diensten zijn pas geruild als zij het zelf in de app hebben veranderd. De leidinggevende krijgt een seintje en pas na goedkeuring gaat de ruil door. Jij weet wie er die dag op de vloer staan. Én je voorkomt dat er iemand nog meer plusuren maakt of dat een duurdere kracht de uren maakt.