7 tips voor een perfecte personeelsplanning

Voor een goede personeelsplanning zijn online tools onmisbaar. Je hebt zo altijd inzicht in de werkuren, en je kunt er tijdig op sturen. Maar hoe zet je ze optimaal in? Margot van Rooijen, sales executive bij Horeko, geeft tips.

Gebruik een template

Wil je tijd besparen, maak dan gebruik van een standaardrooster. “Van tevoren weet je vaak al welke soort diensten je nodig hebt om je bedrijf up-and-running te houden”, vertelt sales executive Margot van Rooijen. “Met een template staan de vaste diensten al ingevuld, en hoef je verder alleen nog de medewerkers toe te kennen. Wil je het nog handiger, werk dan met verschillende templates voor de zomer, winter of kerst bijvoorbeeld.”

Registreer de uren

Naast een planning is het ook belangrijk om te weten of de geplande uren daadwerkelijk zijn gemaakt. Wellicht waren het er meer, of misschien juist minder. Van Rooijen: “Met een klokmodule of urenregistratie kun je de exacte uren registreren, en weet je dus precies hoelang je medewerkers hebben gewerkt en wat je moet uitbetalen.”

Maak regelmatig rapportages

Met sommige planningtools kun je ook rapportages uitdraaien. Handig, want zo krijg je snel inzicht in de uren, het loonpercentage en de productiviteit van je medewerkers. Van Rooijen: “De loonkosten van je medewerkers zijn een grote kostenpost. Dus goed om daar inzicht in te hebben en te kijken of je hier iets in moet bijschaven en waar je dan op moet sturen.”

Deel de planning met je medewerkers

“Vaak zie je dat wijzigingen in werkroosters worden doorgegeven via groeps-apps”, aldus Van Rooijen. “Maar bij wijzigingen kan dat verwarring geven. Met een online planningtool zoals de Horeko Employee Manager is de communicatie meteen goed geregeld via een app. Medewerkers kunnen snel het rooster inzien en bij wijzigingen krijgen ze een push-bericht.”

Houd rekening met de wensen van je medewerkers

Dat werken in de horeca af en toe aanpoten is, weten we allemaal. Maar als jij meedenkt met jouw medewerkers, zul je zien dat ze ook voor jou een stapje harder gaan lopen. Dus vraag van tevoren naar hun eventuele wensen. Van Rooijen: “Handig: met de planningtool van Horeko kunnen medewerkers zelf hun beschikbaarheid doorgeven of een dienst ruilen.”

Evalueer en leer

Zeker bij het gebruik van een standaardrooster kan het zijn dat er geleidelijk toch wat veranderingen plaatsvinden. Van Rooijen: “Daarom is het goed om na een bepaalde periode het rooster te evalueren en je diensten eventueel aan te passen, zodat je niet onnodig extra uren inzet.”

De juiste tool

En als laatste tip: kies de juiste tool. Van Rooijen: “De keuze voor een planningtool kan je het beste laten afhangen van je wensen. Zo zijn er aanbieders die erg uitgebreid ingaan op rapportages. Weer andere bieden helemaal geen rapportages aan. Ook het gebruikersgemak kan heel erg verschillen. Bij Horeko hechten we heel erg aan gemak en overzichtelijkheid. De rapportages kun je eenvoudig aflezen, zonder dat je er meteen een studie van hoeft te maken. Voor het gemak hebben we een vergelijking van L1NDA en Horeko Employee Manager op onze website gezet.

Meer weten? Bij Horeko kan je in een demo-omgeving 30 dagen zelf ervaren wat een planningtool voor je kan betekenen. Daarnaast komen we graag langs om de mogelijkheden met je te bespreken.